3PL partnerselectie voor een Amerikaans producent en distributeur van alcoholische dranken

Een van de leidende producenten en distributeurs van alcoholische dranken over de hele wereld wordt geconfronteerd met capaciteitsproblemen in zijn uitbesteed Distributie Centrum in een van zijn grootste markten.

Vraag

Een van de leidende producenten en distributeurs van alcoholische dranken over de hele wereld wordt geconfronteerd met een reeks problemen die verband houden met zijn opslag- en distributieactiviteiten in een van zijn grootste markten. Dit omvat capaciteitsuitdagingen in de  inkomende goederen stroom, de opslag, Value Added Services (VAS), de uitgaande orderverwerking  en het management van transport in het door een 3PL beheerde magazijn. Tijdens het jaarlijkse hoogseizoen werden deze uitdagingen nog meer gevoeld door onze opdrachtgever, met direct impact naar zijn klanten. De complexiteit van de supply chain, als ook de volumes van de opdrachtgever zullen blijven groeien in de toekomst, waardoor de vraag rees of de huidige 3PL wel de meest geschikte is voor de toekomst.

Achtergrond

Onze opdrachtgever overwoog een tender proces om een nieuwe 3PL te selecteren, maar wilde eerste volledig begrijpen welke factoren de huidige problemen veroorzaken. De opdrachtgever derhalve vroeg om eerst de stap terug te maken naar de meest optimale distributie footprint en vervolgens te bepalen of de huidige 3PL dit netwerk kon bieden, of dat de opdrachtgever beter af was met nieuwe 3PL: ‘To Tender or Not To Tender’. BCI analyseerde relevante gegevens, interviewde de belangrijkste stakeholders, benchmarkte de huidige kosten en bracht de uitgangssituatie in kaart. De belangrijkste pijnpunten zijn geïdentificeerd, mitigatiestrategieën worden voorgesteld en verschillende scenario's voor een mogelijke toekomstige opzet zijn geëvalueerd. Tot slot adviseerde BCI over de te hanteren strategie voor een mogelijk 3PL-selectietraject. Nu onze opdrachtgever een duidelijk inzicht had in de huidige situatie en wist waar hij zich tijdens een aanbestedingstraject op moest concentreren, was de conclusie helder dat een tender proces voor selectie van een nieuwe 3PL de beste weg vooruit was.

Onze aanpak

Het volledige tenderproces omvatte de 5 stappen, zoals hieronder weergegeven:

De opdrachtgever besloot ook zelf capaciteit vrij te maken om het project gezamenlijk met BCI uit te voeren, waardoor BCI kon concentreren op die activiteiten die de meest toegevoegde waarde voor de opdrachtgever opleverde. Rollen van BCI omvatten o.a.:

Verzoek om informatie (RFI) - BCI zocht naar 3PL's gespecialiseerd in de handling, opslag en distributie van alcoholische dranken in de markt van onze opdrachtgever. BCI verifieerde hun capaciteiten, interesses, kwaliteiten en capaciteiten. Deze voorlopige bevindingen worden samengevat en besproken met onze opdrachtgever, wat resulteert in een longlist met 3PL’s. Onze opdrachtgever stelde een wederzijdse geheimhoudingsverklaring op, die BCI hielp ondertekenen door de 3PL's.

Meet & Greet - Op dit punt werd onze opdrachtgever zeer enthousiast om meer te leren over deze logistieke dienstverleners en BCI faciliteerde Meet & Greet-sessies waarbij onze opdrachtgever een eerste (digitale) ontmoeting had met elk van de 3PL's waar beide partijen zichzelf voorstelden, gevoel kregen voor services en bedrijfscultuur, en ze bespraken de belangrijkste wensen en eisen. Na deze sessies hergroepeerden alle betrokken partijen zich, wat resulteerde in een gekwalificeerde, kortere lijst van 3PL’s die in het tender proces werden opgenomen. 

Request for Proposal (RFP) - Onze opdrachtgever heeft het de tender documentatie opgesteld dat BCI heeft beoordeeld en aangescherpt. Gedurende het hele proces onderhield BCI alle communicatie met de 3PL's, stuurde de tender documentatie naar de 3PL's en faciliteerde het vraag- en antwoordproces voordat de eerste ronde  met reacties van de 3PL's werd ontvangen. BCI valideerde en analyseerde alle reacties zowel kwantitatief als kwalitatief en rapporteerde de voorlopige bevindingen aan onze opdrachtgever. In overleg met onze opdrachtgever heeft dit geleid tot een shortlist van 3PL’s waarvan de voorgestelde warehouses zijn bezocht door een delegatie van onze opdrachtgever en BCI. Er vonden presentaties, discussies en rondleidingen door het magazijn plaats om de voorgestelde oplossingen beter te begrijpen en te valideren. BCI gaf richting aan opdrachtgever en de 3PLs waar de focus punten voor de tweede ronde voor elke partij afzonderlijk moesten liggen.

BCI faciliteerde de tweede ronde wederom met validatie en analyse van de bids met als uiteindelijk resultaat een duidelijke aanbeveling voor de meest passende 3PL om toekomstige groei te faciliteren met betrekking to alle logistieke activiteiten.

Tot slot is door middel van meerdaagse due diligence op 10 verschillende aandachtsgebieden (waaronder interne processen, IT, piekcapaciteit management, kennis van wet & regelgeveing, productiviteiten en continu verbeterprocessen) een eindconclusie getrokken.

Resultaat

BCI beheerde het volledige proces van het creëren en valideren van een longlist met 3PL's met ervaring op de markt voor sterke dranken, tot de uiteindelijke aanbeveling voor de meest geschikte partner om de zaken van onze klanten af te handelen. Onze opdrachtgever was het eens met het advies van BCI en heeft de aanbevolen logistieke dienstverlener geïmplementeerd.

“Bedankt voor al jullie steun, ik heb echt genoten van de samenwerking met jullie.”

“Bedankt voor uw uitstekende en niet aflatende werk ter ondersteuning van onze tender. We zijn er zeker van dat we het best mogelijke resultaat hebben bereikt. Ik kijk uit naar ons volgende project binnenkort.”