3PL selectie voor een Britse distributeur van industriële en elektronische producten
Een onderzoek naar het optimale distributie netwerk definieerde de noodzaak om een regionaal distributiecentrum op te zetten in West-Europa, dat wil zeggen in de Benelux, of het Ruhrgebied in Duitsland.
Vraag
De opdrachtgever groeit snel op het vasteland van Europa, terwijl de bestaande distributie historisch gebaseerd is op een centraal Europees distributiecentrum in Groot-Brittannië, dat alle Europese markten vanuit dat DC bedient. Een onderzoek naar het optimale distributienetwerk definieerde de noodzaak om een regionaal distributiecentrum op te zetten in West-Europa, dat wil zeggen in de Benelux, of het Ruhrgebied in Duitsland.
Met betrekking tot de operator strategie voor het toekomstig distributiecentrum heeft uitbesteden aan een gespecialiseerd logistiek dienstverlener de voorkeur.
De opdrachtgever vroeg BCI om de tender uit te voeren, met als doel het selecteren van de juiste logistieke partner en de contractering voor zowel de warehouse- als ook de transportactiviteiten. Tevens dient de logistieke partner in staat te zijn om als fiscaal vertegenwoordiger voor de opdrachtgever op te treden.
Onderdeel van de opdracht is tevens de ondersteuning bij de implementatie en integratie van de geselecteerde partner bij de opdrachtgever.
Achtergrond
Opdrachtgever is een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde distributeur van industriële en elektronische producten die snel groeit in zowel het B2B- als het B2C-kanaal op het vasteland van Europa.
De opdrachtgever heeft een bestaand uitbesteed distributie centrum in Groot-Brittannië, en voor de logistiek op het vasteland van Europa maakte de opdrachtgever gebruik van het netwerk van een zusterbedrijf. Gedreven door de snelle groei van zowel de B2B- als de B2C-activiteiten op het vasteland van Europa is er behoefte aan het opzetten van een eigen distributiecentrum op het vasteland van Europa. Tot de klanten van de opdrachtgever behoren hobbyisten, ondernemers, industrieel ontwerpers en wederverkopers, wat betekent dat korte doorlooptijden naar klanten en productbeschikbaarheid de sleutel zijn tot het succes van de bedrijfsgroei. Een nieuw uitbesteed DC met voldoende dagelijkse flexibiliteit en schaalbaarheid op langere termijn is een must. Voorkeurslocaties zijn locaties in de Benelux of westelijk Duitsland (Ruhrgebiet). Kandidaten moeten over bewezen capaciteiten beschikken om zowel B2B- als B2B-bedrijven te bedienen. Schaalbaarheid om toekomstige groei te faciliteren, gecombineerd met bewezen integratie met premium pakket- en expresvervoerders, zijn belangrijke beslissingscriteria. Opdrachtgever wil graag meeliften op reeds bestaande contracten en zone-skip-oplossingen (= directe linehauls naar grote markten).
Methode
De gestandaardiseerde stapsgewijze aanpak van BCI is toegepast (zie ook onderstaande afbeelding). Omdat elk project zijn eigen specifieke eisen, dynamiek en valkuilen kent, wordt de aanpak afgestemd op de specifieke behoeften.
Stap 1: Evalueer de behoeften en vereisten
Business requirements en logistieke vereisten zijn de belangrijkste drijfveer voor het opzetten van de nieuwe toekomstige logistieke set up. We hebben een overzicht gemaakt van de operationele vereisten en de soorten diensten die nodig zijn, evenals eventuele specialismen. Alle behoeften en vereisten, vanuit kwalitatief perspectief, maar ook vanuit kwantitatief perspectief (stromen, volumes, orderkarakteristieken, enz.) werden opgenomen in een uitgebreid tender document, waardoor de tender kandidaten het verzoek van de opdrachtgever volledig konden begrijpen.
Stap 2: Identificeer en shortlist RFP-kandidaten
Het was de bedoeling om ongeveer 6 geschikte kandidaten in het tender proces te hebben. We zijn begonnen met een longlist van kandidaten en op basis van deskresearch hebben we tien kandidaten op de shortlist gezet. Direct contact via eerste (online) 'dating'-bijeenkomsten gaf de opdrachtgever inzicht in de werkelijke capaciteiten en gretigheid van de kandidaten. Dankzij het datingsproces konden we zes meest geschikte kandidaten identificeren.
Stap 3: Offertes aanvragen
We deelden met de 6 kandidaten de tender-documenten met gedetailleerde informatie over het bedrijf, de diensten en de datasets. Dankzij geharmoniseerde prijs formats konden we effectief en efficiënt een vergelijking maken tussen de verschillende biedingen, zowel vanuit kwalitatief als vanuit financieel perspectief. Offertes werden gevalideerd en er werden sessies gehouden om de voorstellen te scoren en te evalueren.
Stap 4: Inkorten van de kandidatenlijst en tweede bidronde
Op basis van de analyse hebben we de lijst teruggebracht tot 3 kandidaten en voeren we een tweede bidronde uit. Met twee finalisten is een laatste onderhandeling gevoerd en met de voorlopig geprefereerde partner hebben we een gedetailleerd due diligence-proces van twee dagen doorlopen, terwijl nummer 2' nog steeds back-up was, mocht de due diligence tot negatief advies leiden.
Stap 5: Neem een beslissing en contracteer
Er werd besloten om de voorkeurspartner te selecteren die aan alle behoeften en eisen voldoet, relevante ervaring heeft in de business van de opdrachtgever, een goede reputatie heeft, een proactieve aanpak heeft om de service en kosten voortdurend te verbeteren, flexibiliteit en schaalbaarheid in de toekomst biedt en ook culturele match met opdrachtgever. En dat alles tegen aanvaardbare en transparante kosten voor de volledige scope van logistieke activiteiten.
Resultaat
De deliverables van het project omvatten:
- Gedetailleerd wensenpakket vastgelegd in een tender document
- Shortlist van 6 kandidaten die moeten worden opgenomen in het RFQ-proces
- Gedetailleerd due diligence-proces waarbij de voorkeurspartner bevestigt dat het 100% voldoet aan het wensenpakket
- Geselecteerde partner
- Ondertekende serviceovereenkomsten (contract) met geselecteerde partner
- Partner succesvol geïmplementeerd en geïntegreerd met de opdrachtgever
Duurzame bedrijfsvoering die kort na de livegang de afgesproken serviceniveaus en KPI’s bereikte.