Amerikaans farmaceutisch en biotechbedrijf

Het integreren van een overgenomen bedrijf in uw distributienetwerk.

Vraag

De klant is een toonaangevend biofarmaceutisch bedrijf dat een grote concurrent in de medische en farmaceutische sector had overgenomen en wilde integreren in haar supply chain.

De onderneming vroeg ons om een Project Manager voor het leiden van het integratie project van het Europees DC van het overgenomen bedrijf in de bestaande uitbesteedde Europese DC. Het project had niet alleen betrekking op de logistiek van de verhuizing, maar ook op de IT -  en kwaliteitsaspect . Het project bestond uit verschillende fases; elk gericht op een andere productgroep en/of landen. Het magazijn van het overgenomen bedrijf was gebaseerd op een lange relatie met de logistieke dienstverlener, wat zorgde voor een extra uitdaging omdat de kennis van de operatie vooral bij de (oude) 3PL lag. Deze processen moesten goed gedocumenteerd en besproken worden voordat de processen en bijbehorende IT veranderingen in de bestaande organisatie konden worden ingevoerd.

Achtergrond

De klant had als gevolg van een overname twee verschillende supply chains. BCI heeft deze supply chains geanalyseerd om de beste toekomstige supply chain strategie te bepalen en synergie voordelen te realiseren.

Na afronding van het supply chain strategie en het bijbehorende implementatie plan, werden wij gevraagd om een Project Manager te leveren die namens het bedrijf het volledige, meer dan 12 maanden durende implementatieproject zou leiden. De implementatie moest worden uitgevoerd voor verschillende productgroepen en landen. Elke implementatie vereiste voorbereidingen van proces-, solution design, IT- en kwaliteitsaspecten. Ook de fysieke verhuizing moest tot in detail worden voorbereid. Het project werd uitgevoerd door de Supply Chain afdeling, maar de betrokkenheid van interne stakeholders zoals IT, Planning, Customer service, Quality en Purchasing was van cruciaal belang voor een vlekkeloze implementatie. Een centrale coördinator was onontbeerlijk.

Onze aanpak

De projectmanager, ondersteund door BCI’s Partners en consultants, heeft het project geleid. Eerst werd het projectplan geschreven, inclusief het bepalen de identificatie en integratie van alle stakeholders en logistieke dienstverleners. De projectmanager fungeerde als spin in het web om de betrokkenheid van alle key stakeholders in de organisatie te garanderen. Tegelijkertijd moest ook het IT-systeem worden aangepast, wat het project extra compliceerde. De projectmanager moest zich focussen op de drie elementen van een succesvolle verandering:

1. Project management. Structureer het project op de juiste manier. Organiseer de communicatie en leidt het projectteam.
2. Verander management. Zorg ervoor dat de verandering goed is voorbereid, zowel voor Supply Chain, maar ook voor andere afdelingen zoals IT, Quality, Customer service. De veranderingen werd in meerdere stappen doorgevoerd om de problemen van een big bang-aanpak te vermijden en om te profiteren van de leermomenten van de productgroepen en landen die eerder waren overgegaan naar de nieuwe setup.
3. Stakeholdermanagement. Bij een dergelijke grote verandering zijn veel stakeholders betrokken. Ervoor zorgen dat deze key stakeholders betrokken zijn bij het project is van cruciaal belang voor de algehele slagingskans. 

Bijzondere aandacht bij de voorbereiding was er om er voor te zorgen dat afdelingen zoals Quality de en IT infrastructuur gereed waren voor dit veranderingsproces. De veranderingen werden per productgroep en per groep landen doorgevoerd.

Het totale project, van de initiële start van het projectteam tot de volledige implementatie, duurde bijna anderhalf jaar.

De ervaren Project Manager werd hierbij soms ondersteunt door BCI Partner’s  en BCI consultants. De gedetailleerde verhuizing van het oorspronkelijke EDC was bijvoorbeeld volledig vooraf gepland, samen met de vorige logistieke dienstverlener. Deze logistieke dienstverlener had het DC bijna twintig jaar beheerd en er moest veel kennis worden overgedragen in een situatie waarin de logistieke dienstverlener omzet verloor aan een concurrent.

Na 16 maanden werd het project volledig en foutloos operationeel opgeleverd aan de operatie. Tijdens het project waren er geen significante verstoringen en het project wordt gebruikt als benchmark voor verander processen in andere regios van de wereld.

Resultaat

Het eindresultaat was de oplevering van een volledig operationeel magazijn met de gewenste kwaliteit en op de nieuw IT platform. De DC operatie werd na een hypercare fase met medewerking van de logistieke dienstverlening, overgedragen aan de organisatie op het hoofdkantoor van de klant en aan het DC van de logistieke dienstverlener. Alle processen werden aangepast aan de nieuwe bedrijfsvoering, het magazijn en de IT-oplossing. Hierbij werden onder meer de kwaliteitsprocessen en -procedures afgestemd tussen de twee bedrijfsonderdelen. 

Het project ontwikkelde ook de blauwdrukken voor verandering in de andere regios van de wereld. Het project bleek een benchmark voor een vlekkeloze implementatie zonder verstoringen voor de klanten en kwam daardoor ook onder de aandacht op C-niveau.