Verkoop- en operationele planning (S&OP) 1

Het voorbereiden van een projectplan voor een verbeterd S&OP-planningsproces op hoofdlijnen voor een fabrikant in de VS.

Vraag

Om zijn S&OP-planningsproces te verbeteren, wilde een Amerikaanse fabrikant van industriële systemen drie doelen bereiken:

• Beoordeling van het huidige planningsproces, de organisatie, KPI's en de algehele volwassenheid van het S&OP-proces
• Kwantificering van de verbeterslag van de huidige S&OP-aanpak (op basis van benchmarking)
• Aanbevelingen voor welke stappen er nodig zijn om het huidige proces te verbeteren (planningsmodel, processen en organisatie)
• Ontwikkeling van een projectplan voor de volgende fasen (inclusief budget en doorlooptijd).

Achtergrond

Het bedrijf realiseerde zich dat de planningsprocessen voor haar supply chain erg eenvoudig waren en dat er geen gezamenlijke planning was tussen het operationele en het commerciële team, met een algemeen gebrek aan communicatie tussen de functies. Als gevolg hiervan waren de voorraadniveaus (te) hoog, terwijl de leveringen vaak niet op tijd waren.

Het bedrijf wist dat een goed geïmplementeerd S&OP-proces de volgende stap zou zijn, maar het was onduidelijk hoe de weg voorwaarts eruit zag en wat de kosten-baten zou zijn. Het bedrijf was geïnteresseerd om eerst een snelle indruk te krijgen van de baten, om daarna te beslissen een nieuw S&OP-proces te ontwerpen en het vervolgens te implementeren.

Onze aanpak

Om snel de baten van het verbeteren van het S&OP proces te identificeren, bestond de BCI aanpak uit de volgende stappen:

• In kaart brengen van de huidige status van het planningsmodel, de processen, KPI's en de organisatie
• Stroomdiagram van de huidige S&OP processen, productie methode, typische doorlooptijden, gerelateerde documenten
• Overzicht op hoofdlijnen van de supply chain; vraagniveaus per land, productielocaties / inkoopgebieden, magazijnen
• KPI-prestaties (intern bedrijf en klantgerichtheid)
• S&OP organisatorische opzet; rollen, verantwoordelijkheden
• Uitvoeren van een S&OP-volwassenheidsbeoordeling uit met behulp van het BCI S&OP Maturity Framework
• Kwantificeren van de verbeteringen van de huidige S&OP aanpak (op basis van benchmarking) door de belangrijkste bouwstenen te identificeren en de verwachte verbetering te kwantificeren (zoals lagere voorraad, minder schroot enz.)
• Samenstellen van een actieplan met concrete verbeteringen
• Ontwikkeling van een projectplan op hoofdlijnen voor de volgende fasen

Resultaat

Resultaten van het project:

• Uit de beoordeling van de volwassenheid van het S&OP proces bleek dat de organisatie zich op niveau 1 'Reageren' bevond (gebaseerd op een volwassenheidsmodel met vijf niveaus), wat het gebrek aan een geïntegreerd planningsproces en de noodzaak voor verbetering bevestigde
•  Identificatie van de belangrijkste bouwstenen voor de volgende fase, zoals de vereiste planningsstructuur, planningsprocesstromen, KPI's, wijzigingen in het IT-systeem enz.
•  Kwantificering van de verwachte voordelen op drie belangrijke gebieden:
  • omzetgroei (door beter levertijd)
  • kostenreductie (door minder schroot en verbeterde productie productiviteit)
  • werkkapitaalreductie (door minder eindvoorraad)

 De totale voordelen werden berekend op drie tot vier keer de implementatiekosten, gebaseerd op een vermindering van 5% in de eindvoorraad, een vermindering van 20% in schroot en een toename van de omzet met 1-2% door een hogere klanttevredenheid.