Verkoop- en operationele planning (S&OP) 2
Om de implementatie van een recent geselecteerd planningssoftwaresysteem te vergemakkelijken, moeten processen geharmoniseerd worden en het algehele niveau en volwassenheid van de organisatie verbeterd worden.
Vraag
Een toonaangevend farmaceutisch bedrijf wilde het niveau van S&OP-kennis en dagelijkse praktijken in de Asia Pacific regio harmoniseren en standaardiseren en de algehele capaciteit en volwassenheid naar een hoger niveau brengen.
De ambities waren:
- Ontwerpen van een 'best practice' S&OP proces voor één filiaal, en analyseren hoe dat aansluit bij het regionale S&OP, dat als referentie zal dienen voor alle andere filialen
- Implementatie van dit best practice-proces in één test-filiaal in de APAC regio
- Uitrollen van dit best practice-proces ook naar alle andere filialen in APAC
Een ander belangrijk element was het trainen van de verschillende betrokken teams, zoals Commercial, Finance en Operations, en ze op hetzelfde kennisniveau te brengen.
Achtergrond
Het bedrijf is actief in de APAC regio, die voor hen uit 20 markten bestaat, variërend in ontwikkelingsniveau en volwassenheid. Als gevolg hiervan varieert het niveau van S&OP kennis en praktijk sterk onder hun APAC filialen. Dit betekende dat er een gebrek aan standaardisatie is van de processen en praktijken. Om de implementatie van een recent geselecteerd planningssoftwaresysteem te vergemakkelijken, moeten de processen geharmoniseerd worden en het algehele niveau en volwassenheid van de organisatie worden verbeterd.
Onze aanpak
BCI begon met een trainingsprogramma om het algemene niveau van begrip en afstemming tussen verschillende commerciële, financiële en operationele functies te vergroten. Dit bestond uit:
- Trainingen voor middenkader en operationele niveau
- Combinatie van fysiek klaslokaal en online training
- Combinatie van concepten, groepsdiscussie en groepscasestudies
Vervolgens werd de S&OP implementatie bij één filiaal in drie stappen uitgevoerd:
1. Huidige situatie vereisten begrijpen en vastleggen
- De huidige S&OP processen gedetailleerd in kaart brengen
- Landspecifieke verschillen in kaart brengen
- Interviews uitvoeren met belangrijke stakeholders om de vereisten voor het toekomstige S&OP-proces te bepalen
- Identificeren van het juiste pilot filiaal
2. Ontwerpen van toekomstig best practice S&OP-proces
- Voorbereiden van de planningsomgeving (opschonen van gegevens, etc.)
- Ontwerpen van een standaard geïntegreerd S&OP-proces
- Ontwerpen van landspecifieke aanpassingen (waar nodig)
- Formaliseren van het team dat de implementatie zal aansturen
3. Implementeren van het best practice proces in een test-filiaal
- Uitvoeren van een test met het nieuwe proces gedurende drie maanden
- Beoordeling van het nieuwe proces en afronding van de implementatie
Ten slotte werd dit test S&OP proces uitgerold naar alle andere vestigingen in de regio
- Voltooien van het standaard S&OP-proces op basis van de geleerde lessen uit de test
- Aanpassen van het S&OP-proces voor elk land aan
- Implementeren van het nieuwe S&OP land-voor-land (mix van parallel en sequentieel)
Resultaat
De resultaten waren:
- Een team van ruim twintig mensen in het middenkader en ruim veertig mensen op operationeel niveau werden getraind in het concept van S&OP
- Een best practice S&OP proces werd ontworpen op basis van een nauwkeurig inzicht in de huidige bestaande processen en de verschillen tussen de landen
- Het best practice-proces werd eerst geïmplementeerd in een test-filiaal om het concept te testen en een referentie voor de organisatie te stellen
- Daarna ook implementatie in de andere landen, waarbij (waar relevant) rekening werd gehouden met de verschillen tussen individuele landen