Definiëren van een transportmanagementstrategie en transportinkoop

Identificeren van het grootste verbeter potentieel op gebied van transport inclusief transport inkoop, overeenstemmen van contracten en opzetten van een management structuur van transport.

Vraag

Onze opdrachtgever zat midden in een transformatieproces van het distributienetwerk en moest zowel bestaande als gedeeltelijk nieuwe transportlanes contracteren. Gedreven door de inspanningen en risico's die het transformatieproces al met zich meebracht, wilde de klant zoveel mogelijk de gevestigde vervoerders behouden waar dit economisch realistisch was, en nieuwe vervoerders selecteren voor die routes waar grote besparing te realiseren waren.

BCI werd door de klant gevraagd om de lanes met het grootste besparingspotentieel te identificeren en vervolgens het transportinkoop- en contract processen uit te voeren.

Achtergrond

De opdrachtgever is een bedrijf dat elektronische kantoorapparatuur ontwerpt, produceert en verkoopt. Het transformatieproces van onze klant omvatte een verandering van het Europese distributienetwerk, waarbij een aantal magazijnen een nieuwe locatie kregen. Het transformatieproces zette de organisatie onder druk en het was de bedoeling om alleen nieuwe vervoerders te selecteren en te implementeren op nieuwe lanes, of op die routes waar er aanzienlijke besparingen mogelijke waren. Als gevolg hiervan hebben we een proces voorgesteld om eerst de kansen te identificeren via een benchmarkingproces en pas daarna de lanes heel specifiek te definiëren in het inkoop proces. De scope van het project omvatte Full Truck Loads (FTL), Less than Truck Loads (LTL) en groupage zendingen, evenals pakket- en expreszendingen.

Onze aanpak

Samen met onze klant zijn we begonnen met een benchmarkingproces en op basis van de resultaten hebben we een heel gerichte tender opgesteld, op die lanes met het grootste besparingspotentieel en de nieuwe lanes als gevolg van de herinrichting van het netwerk.

Het benchmarkingproces bestond uit vier stappen:

  1. We zijn begonnen met het creëren van een gedetailleerde baseline, gebaseerd op historische verzendinformatie en de historische tarieven van de vervoerders.
  2. Benchmark bestaande lanes: voor het benchmarken zelf hebben we benchmarktarieven gebruikt die zijn verzameld via recente andere inkoop projecten en netwerkprojecten in vergelijkbare industrieën met vergelijkbare vereisten.
  3. Benchmark incidentele lanes: voor nieuwe lanes waar nog geen tarieven voor zijn, hebben we het BCI-transportkostenmodel toegepast om kansen te identificeren. Het transportkostenmodel is een hulpmiddel dat bottom-up kostprijzen berekent. Door het model te combineren met onze inzichten in markt onbalansen zijn we in staat realistische markttarieven te bepalen.
  4. Benchmarkresultaten: met de benchmark resultaten hebben we de grootste kansen kunnen identificeren, en daarnaast zijn ook de richtprijzen voor nieuwe lanes geïdentificeerd. Er is hiermee vooraf een duidelijk beeld geschetst van de verwachte besparingen van het transportinkoopproces.

De gedetailleerde verzendgegevens die werden gebruikt voor het benchmarkingproces waren ook perfecte gegevens ter ondersteuning van het transportinkoopproces. De volgende stappen zijn uitgevoerd:

  1. Opstellen van het tender document inclusief
    1. kwalitatieve vereisten zoals service, (systeem)integratievereisten, levertijdvensters en doorlooptijden
    2. gedetailleerde verzendgegevens en response formats
  2. Long- en shortlisting van geschikte tender kandidaten in alle geografische gebieden van Europa
  3. Managen van het tender traject, inclusief Q&A, meetings en calls met vervoerders, enz.
  4. Eerste ronde resultatenanalyse
  5. Feedback sessies met vervoerders over verwachtingen en richtprijzen voor de 2e ronde
  6. Tweede bidronde
  7. Gedetailleerde due diligence van aangeboden oplossingen en (volume)commitments
  8. Laatste onderhandeling en selectie van voorkeursvervoerders

Alles bij elkaar met een spend van >40 miljoen euro konden we op alle modaliteiten besparingen realiseren van meer dan 15%

Resultaat

De deliverables van het project omvatten:

  • Gedetailleerd benchmarkingproces over meerdere modaliteiten
  • Goede indicatie van besparingsmogelijkheden
  • Specifiek gedefinieerde scope van de transport tender d.m.v. benchmarking (waar zitten de opportunities?)
  • Zorgvuldig inkoopproces met agressieve, maar realistische richtprijzen, gebaseerd op de benchmark
  • Zorgvuldige due diligence van finalisten om zeker te zijn dat ze zullen leveren wat ze beloven
  • Geselecteerde vervoerders met ondertekende contracten, klaar om te starten met een realistische tijdlijn voor implementatie en integratie

Besparingen van meer dan 15% op de routes en bestemmingen die binnen de tender scope vallen.