Geoptimaliseerd aanbestedingsproces voor wegen
Het beter beheersen en verbeteren van het tenderproces voor wegtransport.
Vraag
De doelstellingen van de jaarlijkse Europese wegtransport uitvraag van onze klant zijn:
- Verminder de transportuitgaven
- Optimaliseer het aantal vervoerders
- Verbeteren van de performance
Het ontbreken van een beproefd aanbestedingsproces, het niet beschikbaar zijn van juiste tools en het hoge verloop van personeel binnen het inkoopteam, zorgden ervoor dat onze klant BCI benaderde voor ondersteuning bij hun Europese wegtransport tender. BCI is gevraagd om hen te ondersteunen bij het uitvoeren en verbeteren van hun wegtransport tender met specifieke nadruk voor onderstaande elementen.
De specifieke doelstellingen van onze klant met betrekking tot het verbeteren van hun offerteaanvraag voor Europees wegtransport waren:
- Verbeter de opzet van het contract en de offerteaanvraag documentatie
- Ondersteunen en verbeteren van de richtprijsstelling, inclusief benchmarking van de transporttarieven
- Definieer alternatieve transportoplossing (smart aanbestedingselementen)
- Verbetering van het interne stakeholdermanagement
- Feedback op het totale proces
Achtergrond
Onze opdrachtgever is een fabrikant van verpakkingsmateriaal voor diverse industriesectoren. Met ruim 50 fabrieken in Europa verdeeld over 10 business units is de reikwijdte van dit bedrijf pan-Europees. Voornaamste transportkenmerken:
- Meer dan 90 transporteurs voerden ruim 85.000 zendingen uit op meer dan 8.000 lanes
- Transportuitgaven van ongeveer 45 miljoen euro per jaar
- Variatie in verzendprofiel: groupage, LTL en FTL
- Naast het wegvervoer worden ook andere modaliteiten gebruikt (bijvoorbeeld spoor en binnenvaart)
Onze klant werkt al enkele jaren met een uitbestede transportmanagementoplossing. Hun jaarlijkse Europese wegaanbesteding wordt echter door het bedrijf zelf uitgevoerd.
Onze aanpak
De BCI-ondersteuning was gericht op onderstaande elementen.
Allereerst een beoordeling van de belangrijkste documenten die onze klant heeft gebruikt voor de offerteaanvraag, waaronder:
- Tenderdocumentatie; herstructureren en voltooien van deze documenten en reply formats
- Gebruikte KPI’s; een uitbreiding van het KPI-overzicht dat wordt gebruikt om de business beter weer te geven
- Vervoerdercontracten; advies over de toe te voegen input (bijvoorbeeld op prestatie gebaseerd bonus-/malusschema’s en initiatieven voor het continue verbetering) en een beoordeling van de marktconformiteit van de inhoud.
Ook hebben wij de richtprijsbepaling voor de tweede aanbiedingsronde ondersteund, waarbij wij BCI’s transportkostenmodel hebben ingezet. Dit model heeft de volgende kenmerken:
- Bottom-up berekening van de verwachte transportkosten
- Omvat alle relevante kostencomponenten, inclusief variatie tussen verschillende Europese regio's (bijvoorbeeld chauffeurskosten en brandstof)
- Omvat niet alleen FTL-zendingen, maar ook LTL- en groupage-zendingen
Tenderdashboard gebouwd in PowerBI. Dit dashboard is gebruikt voor:
- Analyseren van de verzendingsinformatie en offerteaanvragen
- Ondersteunen van de richtprijsbepaling en communicatie over de resultaten richting de vervoerders
- Faciliteren van de presentatie van de resultanten naar de interne stakeholders van onze klant
Alternatieve transportoplossingen en bundeling. Uitgebreide analyse van het optimalisatiepotentieel buiten het normale transport om. We hebben ons onder andere gericht op het bundelen van oplossingen voor de vervoerders, het gebruik van hubs, het opzetten van grensoverschrijdende line-hauls (zone-skipping) en het creëren van retourzendingen. Deze analyze resulteerde in zowel een verbetering van de RFQ-resultaten als mogelijke toekomstige veranderingen die door het bedrijf in de komende maanden/jaren kunnen worden geïmplementeerd.
Ten slotte, ondersteunden we ook de definitie van de storyline mbt de resultaten en de communicatie van deze resultaten naar de diverse interne belanghebbenden (bijvoorbeeld: operations, supply chain en finance). De ondersteuning omvatte onder meer rapportages gedurende de diverse stappen in de offerteaanvraag.
Resultaat
Alle doelstellingen van de jaarlijkse wegtransport tender zijn behaald. Details;
- Reductie van transportuitgaven met 8-10% (overtreft de verwachtingen en de markttrend)
- Er zijn diverse aanvullende mogelijkheden voor transportverbetering geïdentificeerd die aanvullende kostenbesparingen en service verbeteringen kunnen opleveren
- De groep van gebruikte transporteurs is geoptimaliseerd; meer transportvolume via de top 25 vervoerders en het aantal wisselingen op de klantlocaties is zoveel mogelijk beperkt
- Verbeterde rapportagecyclus en duidelijke eisen voor de interne belanghebbenden
- Verbeterde betrokkenheid en inzet van stakeholders met betrekking tot de jaarlijkse transport tender
- En last but not least, een verbeterd tenderproces ondersteund met de juiste tools om de uitvoeren van het traject de komende jaren een efficiëntere en eenvoudiger te maken.