Locatiekeuze voor wereldwijde juridische en bedrijfsondersteunende expertisecentra

Door de jaren heen heeft het bedrijf, één van de leidende internationale advocatenkantoren, diverse locaties onderzocht en verschillende expertisecentra opgezet voor een scala aan juridische en bedrijfsondersteunende functies.

Vraag

Onze klant is één van de meest toonaangevende internationale advocatenkantoren ter wereld. In de afgelopen decennia is het bedrijf een breed, internationaal opererend bedrijf geworden, met vestigingen in alle belangrijke internationale financiële centra over de hele wereld, vertakkingen naar nieuw opkomende juridische markten en fusies met toonaangevende bedrijven op de verschillende continenten. 

Tot hun klanten behoren 's werelds leidende bedrijven, financiële instellingen, overheden en particulieren die worden bijgestaan ​​met hoogwaardig, innovatief, internationaal én complex juridisch advies. Het bedrijf heeft een veeleisende professionele omgeving die snelle, flexibele en hoogwaardige oplossingen vereist en levert aan zowel externe als interne klanten.

In de loop der jaren heeft het advocatenkantoor verschillende expertisecentra onderzocht en opgezet voor hun juridische en bedrijfsondersteunende functies (waaronder financiën, IT, zakelijke dienstverlening, HR, bedrijfsontwikkeling en marketing).

Achtergrond

De belangrijkste doelstellingen van de nieuwe expertisecentra:

• Om aan de verwachtingen van de klant te voldoen: de klanten van het bedrijf verwachten steeds vaker support tegen aantrekkelijke kosten.
• Om concurrerend te blijven: verschillende concurrenten hebben al vergelijkbare expertisecentra opgericht in de VS, Europa en APAC.
• Om de kwaliteit te behouden waar ze bekend om staan ​​als een groeiend mondiaal bedrijf.
• Het onderzoeken van de mogelijkheden om expertisecentra op te richten en zo hun klanten opties te bieden over de manier waarop de juridische diensten worden geleverd.
• Om te profiteren van schaalvoordelen en het creëren van procesefficiëntie door middel van het concentreren van juridische en bedrijfsondersteunende diensten in deze nieuwe expertisecentra.
• Het realiseren van kosten-efficiëntie van minimaal 30% vergeleken met het huidige bedrijfsmodel, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de geleverde diensten.

Onze aanpak

Voor deze klant hebben we in de loop der jaren verschillende locatiekeuze projecten uitgevoerd, te beginnen met een wereldwijde beoordeling van de locatiemogelijkheden voor deze juridische en bedrijfsondersteunende expertisecentra en daarna ingezoomd op Europa, Azië en Amerika om een ‘follow-the-sun' systeem mogelijk te maken voor hun juridische en ondersteunende diensten.

Voor de locatiekeuze van deze expertisecentra op het gebied van juridische en bedrijfsondersteunende supportfuncties hebben we onze bewezen, stapsgewijze aanpak voor locatiekeuze gevolgd. De projecten zijn uitgevoerd in nauwe samenwerking met het projectteam, het wereldwijde ondersteuningsteam, de stuurgroep en de projectsponsor van het bedrijf. In nauwe samenwerking met de stuurgroep zijn de taakomschrijvingen voor de diverse supportfuncties gedefinieerd, inclusief de zoekcriteria, reikwijdte en schaal van de projecten, de   rollen en verantwoordelijkheden en de exacte locatievereisten. Het projectteam was actief betrokken bij de long- en shortlistbeoordeling. Om een ​​naadloze organisatie van alle activiteiten te garanderen, vonden er wekelijks gesprekken plaats met de projectmanagers van de opdrachtgever en het team van BCI.

De stappen die genomen zijn in de locatiekeuzeprojecten zijn:

1. Kick-off fase: afbakening van het project en de activiteiten in de nieuwe ondersteunende expertisecentra om het projectprofiel, de reikwijdte en schaal, de rollen en verantwoordelijkheden, locatiecriteria, long list van locaties en gedetailleerde projectplanning te bepalen

2. Longlist analyse: een longlist van 21 potentiële locaties werd gedefinieerd op basis van onderzoek door BCI: een wereldwijde screening van alle opties in Noord- en Zuid-Amerika, EMEA en APAC op basis van verschillende locatiefactoren. Er werd een deskresearch-analyse uitgevoerd om deze locaties te vergelijken en te positioneren op basis van een gedetailleerde reeks factoren, waaronder: kosten, kwaliteit van de zakelijke omgeving en risicofactoren. Het resultaat van deze stap was een shortlist van 7 meest belovende locaties in diverse geografische gebieden voor verder onderzoek. IT-kwaliteit en bereikbaarheid, kwaliteit en beschikbaarheid van talent, talenkennis en managementervaring waren de belangrijkste factoren.

3. Shortlist Veldwerk: een gecombineerd BCI/klantteam bezocht de geselecteerde 7 meest belovende locaties. Er werd gedegen onderzoek ter plaatse uitgevoerd: de bevindingen van de tweede fase werden gecontroleerd en getest, de gegevensverzameling werd verder uitgebreid, de mogelijkheden voor investeringssubsidies werden verder onderzocht en de beoordelingen werden verder verfijnd door gesprekken met economische ontwikkelingsmaatschappijen, gemeenten, werving- en selectiedeskundigen en vergelijkbare bedrijfsondersteunende supportcentra.

4. Eindselectie: op basis van deze laatste stap is de definitieve selectie van locaties gemaakt en is er een stappenplan voor de implementatie hiervan ontwikkeld.

Resultaat

Een diepgaande vergelijking van onshore, nearshore en offshore locaties ondersteunde de besluitvormers van onze klant om een ​​mondiale beslissing te nemen op basis van een gedegen inzicht in de lokale mix van kosten, kwaliteit van de zakelijke omgeving en risico's. Dit maakte een beslissing mogelijk voor de juiste geografie, de juiste locatie én het juiste gebouw in zowel Europa als Azië. De locatiekeuze voor het expertisecentrum in Amerika is op dit moment in volle gang.

“Kritische succesfactoren zijn onder meer: ​​een werkelijk geïntegreerd klant- en BCI-projectteam, een robuuste bestuursstructuur, openheid en vertrouwen tussen alle leden van het project en een uitstekende procesintegratie zowel intern als extern.”