Logistieke inkoop inclusief warehousing, VAS en transport

BCI ondersteunde de selectie van de 3PL voor het gecentraliseerde Europees distributie centrum in Nederland.

Vraag

De opdracht gever is een producent van voedingsmiddelen- en dranken. Onderdeel van hun productconcept is een grote stroom herbruikbare verbruiksartikelen (cilinders). Gedreven door de snelle groei in Europa past de klant zijn go-to-market-model land voor land aan (van distributeur naar eigen verkoop organisatie) en als gevolg daarvan dient de opdrachtgever zijn eigen logistieke activiteiten te gaan managen. Bovendien ontgroeit het huidige Centrale DC ontgroeit zijn maximale capaciteiten.

BCI heeft de volgende opdrachten:

• Identificeer en selecteer een nieuwe 3PL voor het gecentraliseerde Europese distributiecentrum in Nederland. Het nieuwe Centrale EDC moet ook de retourstromen van herbruikbare verbruiksartikelen huisvesten. Daarnaast wordt van 3PL verwacht dat zij zowel de uitgaande als de retourvracht verzorgen.
• Identificeer en selecteer 3PL(s) voor die markten waarin de klant de go-to-market-strategie verandert van distributeur naar eigen verkoop organisatie, zoals in Polen, Spanje/Portugal en Duitsland.

Achtergrond

BCI heeft de huidige distributieopzet beoordeeld en de toekomstige vereisten gedefinieerd. Een gecentraliseerde opzet voor overzeese binnenkomende producten, gecombineerd met lokale magazijnen voor ‘directe’ markten, is de optimale opzet vanuit het perspectief van kosten, klantenservice en CO2-voetafdruk. Volledig uitbesteden is de voorkeurs strategie m.b.t. alle logistieke activiteiten voor dit snelgroeiende bedrijf. De nieuwe distributie footprint moet de orderverwerking van de producten van de klant efficiënt ondersteunen, evenals de retourflows van de herbruikbare verbruiksartikelen. BCI ondersteunde de selectie van de 3PL voor het gecentraliseerde magazijn, alsook de selectie van de 3PL's in bijvoorbeeld Duitsland, Polen en op het Iberische schiereiland.

Onze aanpak

BCI's gestandaardiseerde aanpak wordt toegepast (zie ook onderstaande afbeelding). Ook dit project heeft zijn eigen specifieke vereisten, dynamiek en valkuilen, en daarom is de aanpak afgestemd op de specifieke behoeften.

Evalueer de behoeften en vereisten

Voordat het selectieproces begon, werden de zakelijke behoeften en eisen van de klant geëvalueerd. Specifieke vereisten voor het gecentraliseerde DC in West-Europa omvatten onder meer dat het DC de retourstroom van herbruikbare verbruiksartikelen voor nabijgelegen directe markten en alle Europese indirecte markten moet huisvesten. De in-market magazijnen hadden specifieke behoeften met betrekking tot onder meer de verschillende kanalen die bediend moesten worden, waaronder bijvoorbeeld wholesale DC, direct-to-retail en daarnaast de direct-to-consumer markt. Door de tijd te nemen om de behoeften en vereisten te evalueren, konden we een gedetailleerd en specifiek offerte aanvraagdocument opstellen, nodig bij het selecteren van de juiste logistieke dienstverlener.

Identificeer en shortlist de RFP-kandidaten

Om de kandidaten voor de RFQ te definiëren, zijn we voor elk individueel project begonnen met een longlist, en door onderzoek en referenties hebben we een shortlist gemaakt van ongeveer 10 kandidaten. Bij elk project selecteerden we een mix van pan-Europese 3PL’s, gecombineerd met diverse ‘local heroes’. Met elk van deze kandidaten is, vóórdat ze ge-shortlist werden, contact opgenomen om hun werkelijke capaciteiten, culturele match en werkelijke bereidheid om deel te nemen in kaart te brengen. Bij elk project hebben we ernaar gestreefd om ongeveer 6 kandidaten te hebben die geschikt zijn voor de specifieke offerteaanvraag.

Vraag het voorstel en de offertes aan

We hebben met de zes kandidaten de RFQ-documenten gedeeld met gedetailleerde informatie over het bedrijf, de diensten en de datasets, zodat de leveranciers een accuraat voorstel en een financiële prijsopgave kunnen doen. Offertes werden gevalideerd en er werden presentaties / meetings gehouden om de voorstellen te laten toelichten en vervolgens te scoren en te evalueren. We hebben gestandaardiseerde respons- en tariefformaten geïntroduceerd om gelijke vergelijking te garanderen, maar ook om de opdrachtgever in staat te stellen de Europese DC's onderling te benchmarken.

Shorlisting en tweede bidronde

Op basis van de eerste analyses van de eerste bidronde hebben we de lijst teruggebracht tot drie kandidaten voor elk project, en voeren we een tweede ronde uit. Met twee finalisten is een laatste onderhandeling gevoerd en met de voorlopig geselecteerde partner hebben we een gedetailleerd due diligence-proces van twee dagen doorlopen, terwijl 'nummer 2' nog steeds back-up was, mocht uit de due diligence blijken dat de eerste partij onvoldoende geschikt zou zijn.

Keuze maken 3PL contracteren

Na het due diligence onderzoek was het tijd om de definitieve keuze te maken. De geselecteerde partner kan aan alle behoeften en eisen voldoen, heeft relevante ervaring in de business van de klant, heeft een goede reputatie, heeft een proactieve aanpak om de service en kosten voortdurend te verbeteren, biedt flexibiliteit en schaalbaarheid in de toekomst en heeft ook een culturele match met de klant.

Resultaat

De resultaten van het project omvatten voor elk project (gecentraliseerd Europees distributiecentrum in Nederland, en meerdere lokale magazijnen in Polen, Spanje en Duitsland):

• Gedetailleerde vereisten vastgelegd in een gedetailleerd offerte aanvraagdocument
• Shortlist van 6 kandidaten die moeten worden opgenomen in het RFQ-proces
• Gedetailleerd due diligence-proces waarbij de voorkeurspartner bevestigt dat het 100% voldoet aan de vereisten
• Geselecteerde partner
• Ondertekende serviceovereenkomsten (contract) met geselecteerde partner

 De implementatie en integratie van de geselecteerde 3PL's maakte geen deel uit van de opdracht, aangezien de opdrachtgever een eigen projectimplementatieteam heeft opgezet dat de gehele Europese implementatie ondersteunt. Implementatie in diverse markten is inmiddels succesvol afgerond.