Transportmanagementstrategie en transportinkoop

Identificeren van de belangrijkste opties en beheren van de transportinkoop- en contractuele processen

Vraag

Onze klant heeft transportuitgaven van meer dan 15 miljoen euro voor de Europese distributie. Het transport wordt door de klant zelf georganiseerd en de relaties met vervoerders zijn historisch gegroeid. Het bedrijf ziet de noodzaak tot een verdere professionalisering van haar transportmanagement-activiteiten.

Het bedrijf wil haar transportstrategie herzien en heeft de volgende vragen gedefinieerd:

  • Wat zijn de kostenbesparingsmogelijkheden mbt een Europese transporttender?
  • Hoe kunnen we transport het beste beheersen vanuit strategisch, tactisch en operationeel perspectief?

Achtergrond

Onze klant heeft een sterk seizoen patroon, met één hoofdseizoen in de lente/vroege zomer. De verkoop geschiedt dmv verschillende kanalen, dwz groothandel, eigen detailhandel en snelgroeiende digitale Business-to-Consumer-activiteiten. Afspraken met vervoerders zijn historisch gegroeid en zijn eerder gebaseerd op (mondelinge) afspraken over tarieftabellen dan op professionele contracten.

Transportmanagement heeft tot dusver zeer beperkte aandacht gekregen. Door de aanzienlijke kostenstijgingen is transport echter op de radar van de directie gekomen.

Onze klant heeft daarom de wens geuit om zijn transportstrategie en -management op strategisch, tactisch en operationeel niveau te herzien.

Onze aanpak

Onze aanpak voor deze klant bestond uit een aanpak met twee hoofdactiviteiten, die parallel aan elkaar werden uitgevoerd:

  • Transportkosten- en tariefbenchmarking
  • Review van het transportmanagement

Transportkosten- en tariefbenchmarking

Het benchmarkingproject begon met het creëren van een gedetailleerde baseline, gebaseerd op historische zendingsinformatie en de huidige tarieven van de gebruikte vervoerders. Voor de benchmarking zijn is BCI’s transport benchmark database tarieven gebruikt. Deze database omvat cijfers uit recente aanbestedingsprojecten en netwerkprojecten in vergelijkbare sectoren en vereisten. De modaliteiten die binnen de scope vallen zijn groupage zendingen en incidentele FTL's voor seizoensgebonden launches. Daarnaast waren ook de kleinere zendingen in scope, waaronder veel parcel- en expreszendingen voor aanvulling, evenals de B2C-activiteiten. Uit de benchmarking is gebleken dat er aanzienlijke kostenbesparingsmogelijkheden mogelijk zijn (tot wel 20%), afhankelijk van de modaliteit en regio.

Review van het transportmanagement

De transportmanagementbeoordeling werd uitgevoerd in een aanpak van 5 stappen, waaronder:

  1. As Is-analyse en maturity-beoordeling van de huidige opzet, inclusief het in kaart brengen van de huidige activiteiten en de kwaliteit van deze activiteiten
  2. Maturiteitsbeoordeling en gap-analyse van de huidige opzet, onder meer met behulp van de door BCI's ontwikkelde Transport Management Maturity Matrix
  3. Alternatieve scenario-ontwerpen voor transportmanagement (organisatieontwerp, processen, IT- en managementcontroles), inclusief onder meer in- en uitbestede Control Tower-modellen
  4. Evaluatie en rangschikking van organisatieopzet-scenario's, inclusief onder meer de impact op de kosten, service aan interne en externe klanten, efficiëntie, kwaliteit van de output en de processen, mogelijkheden om te investeren in IT en geautomatiseerde tools, carriermanagement, enz.
  5. Conclusies, aanbeveling en routekaart, inclusief gedetailleerde business case, het identificeren van quick-wins en een routekaart voor implementatie

Resultaat

De deliverables van het project omvatten:

  • Gedetailleerd benchmarkingproces over meerdere modaliteiten
  • Goede indicatie van besparingsmogelijkheden
  • Een duidelijke aanbeveling hoe we het Europese transport in de toekomst kunnen aansturen
    • Aanbevolen werd om een uitbestede Control Tower op te zetten met een onafhankelijke 4PL; een van de belangrijkste factoren was de hoge seizoen gebondenheid van het bedrijf (er zijn slechts een paar maanden per jaar dat een dergelijke Control Tower operationeel actief hoeft te zijn)
  • Business case voor de implementatie van de aanbevolen oplossing
  • Roadmap om een 4PL te vervangen en te implementeren
  • Totale reductie van de transportkosten van 15%

BCI ondersteunde de selectie van de 4PL op verschillende onderdelen, waaronder bijvoorbeeld het beoordelen en verfijnen van het RFQ-document, het verstrekken van marktinformatie over de 4PL / 3PL-plus-markt, het beoordelen van de eigen analyse van onze klanten en het ondersteunen van de operationele en contractuele due diligence.

Even terzijde: toen de onafhankelijke 4PL werd geselecteerd en het transportinkoopproces startte, resulteerde dit in besparingen die met bijna 100% overeenkwamen met de verwachte besparingen in ons benchmarkingproces.

Een 4PL is een bedrijf dat zich richt op het beheer en de optimalisatie van transportactiviteiten. Deze bedrijven die zich richten op zichtbaarheids- en controleoplossingen zijn over het algemeen activavrij en beschikken over bestaande organisaties, processen en IT-oplossingen (mensen, processen en systemen).