3PL-selectie

Een belangrijke basis ligt in uw drijfveren om uit te besteden aan een logistiek dienstverlener. Als u de keuze gemaakt heeft om uit te besteden is het selectie proces belangrijk om in een gefragmenteerde market de juiste keuze te maken en een werkbaar contract op te stellen met de geselecteerde dienstverlener.

Hoe selecteert u de beste dienstverlener voor uw logistieke uitdagingen?

Uit recent onderzoek uit de 'Annual Third-Party Logistics Study' blijkt dat bijna 50% procent van de ondervraagde LSP's aangeeft dat hun klanten overwegen om van LSP te wisselen.

Reden: ze zijn ontevreden over hun huidige performance van de LSP. De redenen voor deze ontevredenheid lopen sterk uiteen: het niet naleven van contractuele KPI’s; onvoldoende kennis van de specifieke markt en branche; niet flexibel genoeg om in te spelen op bedrijfsveranderingen met service en/of kosten; gebrek aan IT-mogelijkheden; te weinig aandacht voor nieuwe technologieën; te hoge tarieven en onvoldoende drive om proactief de prestaties en het kostenniveau te verbeteren.

De echte reden voor ontevredenheid heeft vaak een diepere oorzaak en kan bijvoorbeeld worden gevonden in minimale volumedrempels in contracten, veranderende orderpatronen, stijgende kosten en inflatie, veranderende marktomstandigheden, toenemende klanteisen en ook in de strategische of culturele (verkeerde) )match tussen LSP en klant. De uitbestedende partij is verantwoordelijk voor de keuzes en heeft uiteindelijk voor een groot deel zelf controle over de tevredenheid over de dienstverlening van uw LSP. De basis hiervoor ligt in de selectie van de juiste partner en de redenen voor outsourcing als zodanig. De mogelijkheden zijn talrijk en de markt is zeer gefragmenteerd: er zijn honderden logistieke dienstverleners waaruit u kunt kiezen. Maar hoe selecteert u de beste logistieke dienstverlener voor uw bedrijf?

De 5-stappenaanpak voor het selecteren van een dienstverlener omvat: (A) evaluatie van de behoeften en vereisten; (B) identificatie en shortlisting van mogelijke dienstverleners; (C) het opvragen van de voorstellen en offertes; (D) het beperken van het aantal kandidaten en het verder detailleren en beoordelen van de voorgestelde oplossingen door de dienstverleners; en (E) het nemen van de beslissing welke dienstverlener het beste past en het daadwerkelijk contracteren. Hieronder is de aanpak visueel weergegeven.

De echte complexiteit zit in de mate van detail van de specificaties die er echt toe doen; het begrijpen van de ware kwaliteiten van een logistiek dienstverlener en ontdekken of er ook een strategische en culturele match is met de LSP die u wilt selecteren.

Schematisch overzicht van het selectieproces van logistieke dienstverleners

De 5-stappenaanpak uitgelegd:

A In kaart brengen van de behoeften en vereisten

• Definiëren van behoeften en vereisten, inclusief een ideaal partnerprofiel (wat zijn de benodigde capabilties, gevraagde capaciteit en culturele fit)
• Het verzamelen van de relevante gegevens die elementen aantonen zoals orderkenmerken, volumes, seizoensinvloeden en piekvolumes

B Identificeer en shortlist RFP-kandidaten

• De longlisting van relevante LSP's is gebaseerd op de behoeften en vereisten en het strategische profiel van voorkeurskandidaten
• Ontmoeting met (een deel van) de kandidaten op de longlist om de echte interesse van de LSP’s te leren kennen en te testen
• Shortlist van een relevant aantal leveranciers die in de RFP moeten worden opgenomen om het proces aan beide kanten effectief en efficiënt te maken

C Vraag de voorstellen en offertes aan

• Gedetailleerd RFP-proces inclusief vraag- en antwoorduitwisseling met alle kandidaten om een gelijk speelveld te garanderen
• Beoordeling van de offertes, eventueel ondersteund door LSP-presentaties om niet alleen te vertrouwen op de mooie commerciële slides en formuleringen
• Het creëren van de financiële en kwalitatieve scorecards die resulteren in een voorlopige ranglijst

D Beperk de kandidaten en voer de tweede biedronde uit

• Beperk u tot een beperkt aantal kandidaten die echt aan de vereisten voldoen
• Gedetailleerde presentaties van kandidaten en feedback aan kandidaten voor LSP om hun biedingen aan te scherpen
• Een tweede ronde om voorstellen verder uit te werken qua oplossing en pricing door de dienstverleners, gevolg door een gedetailleerde offerteanalyse, inclusief eventuele commerciële onderhandelingen

E Selectie en contractering

• Identificeer de voorkeurs kandidaat en voer gedetailleerd due diligence uit om er zeker van te zijn dat de geprefereerde LSP echt kan leveren wat hij of zij belooft
• Maak een definitieve beslissing
• Contracteer de voorkeur kandidaat, eventueel ondersteund door een laatste onderhandeling